新视野下司法行政档案管理问题研究

    司法行政档案是指在司法行政工作中所形成的包括文字、图片、音频以及视频等在内的所有资料的总和。司法行政档案管理工作的成效与司法行政机关处理事务的效率有着密切关系，因此司法行政机关必须对本单位的档案管理工作多加重视。随着社会改革的不断深入和司法行政机关变革的日益深刻，司法行政档案管理工作也在不断发生变革。如何根据当前司法行政工作的现实情况，以全新的视野看待档案管理工作，是所有行政司法机关所要面临的共同问题。

    1 我国司法行政档案管理的发展概况

    我国的司法行政工作从20世纪80年代开始得到较为快速的发展。改革开放对司法行政工作的科学化及现代化起到了巨大的推动作用。从这一时期到现今，司法行政档案管理工作也顺着时代潮流，发生了天翻地覆的变化。从横向上来说，经过接近40年的发展，我国各司法行政单位的档案管理工作在软硬件设施、管理方式以及管理理念方面都得到了很大提升，管理工作实现了质的飞跃；从纵向上来说，全国各个省、市、地市、乡镇等的司法部门的档案管理工作的达标率大大提升，档案管理的相关制度和体系都较为规范，管理工作基本趋向于合理化和科学化。例如最新的《档案法》对档案的内涵、?M行档案工作的原则、档案机构及其职责、档案的利用和公布以及相关的法律责任等进行了明确规定，大大提高了档案管理工作的规范性，提高了依法治档的水平。

    2 我国司法行政档案的类别

    受到经济快速发展、文化日新月异、社会百花齐放的影响，我国司法行政档案的内容、类别以及数量等与以往相比，都发生了深刻变化。以司法行政档案的类别为例，按照时间标准来划分，我国司法行政档案的类别应该以1993年为分水岭，进行具体划分。

    2.1 1993年以前

    在1993年之前，我国的司法行政档案管理工作方面的规章制度都是由各省市根据自身的实际情况各自制定的，并没有在全国范围内形成一个统一的标准。因此各个地区的司法行政档案管理工作是各自为政，水平良莠不齐。而且由于没有一个全国统一标准的指导，各个地区所制定的档案管理制度存在诸多不合理之处，这对档案管理的科学化造成了不良影响。

    2.2 1993年之后

    1993年，我国司法部制定了《关于司法行政档案工作暂行规定》的文件，该文件对司法行政档案的涵义、管理人员的职责、司法部门在档案管理中所扮演的角色等都做出了明确规定。同时还对司法行政档案的类别也作出了说明。司法行政档案的类别主要包括三部分：文书档案、声像档案以及专业档案。其中专业档案的类别非常丰富，基本覆盖了司法行政工作所涉及的所有领域和行业，主要包括公证档案、财会档案、科技档案、教学档案、基建档案、律师业务档案、劳改罪犯和劳教人员档案等等。

    2.3 目前我国司法行政档案类别的划分

    就我国目前司法行政部门的具体状况来看，司法行政档案的类别较之以前有所增加。新增的类别主要包括实物档案和设备档案。而在已有的类别中，主要对业务档案的内容进行了完善和更新。业务档案的内容新增加的包括法律援助档案、社区矫正档案、司法鉴定档案、信访档案、戒毒管理档案以及司法外事档案等等。新增的这些档案类别都是根据现实社会所发生的变化而紧贴时代潮流增加的，基本能够弥补之前的类别存在的缺陷。

    3 新视野下司法行政档案管理的措施

    3.1 与时俱进，依法治档

    依法治国是我国的基本国策之一。在整个社会主义法治建设进行的如火如荼的时刻，司法行政档案管理工作也应该与时俱进，紧贴时代潮流，向依法治档的方向迈进，这也是所有司法行政单位所应该共同遵循的基本原则之一。依法治档的实现可从两方面来进行：一是档案管理理念的法制化。具体来说，就是司法行政单位在进行档案管理时，改变以往的进行内部行政运行的模式，加大教育力度，贯彻依法治档的理念，将依法治档观念深入人心；二是档案管理行为的司法化。具体来说，就是要改变司法行政单位在档案管理方面的内部运行机制，将法律作为档案管理的唯一标准，保证档案管理工作在法律指导下展开。

    3.2 利用现代信息技术开展司法行政档案管理工作

    现代信息技术使得司法行政档案管理工作的模式发生了重大变化。高存储的计算机以及先进的扫描和拍照技术，改变了以往进行人力管理的落后方式，在资料录入、修改、查询、保存以及备份方面体现出无可比拟的优势。不但节省了传统存储方式所要耗费的空间，而且在查阅起来更加快捷方便，保存时效更长且能够实现备份，防止数据丢失。因此司法行政机关应引进先进的计算机技术和现代档案管理方式，将本单位特点与先进的档案管理软件相结合，提高档案管理的质量和效率。

    3.3 不断强化司法行政机关档案管理人员的管理意识

    只有具备强烈的档案管理意识，才能在实际工作中保证档案管理工作的效率。无论是在过去、现在还是将来，管理意识都是司法行政机关档案管理人员所必须具备的重要素养。因此司法行政机关应根据实际情况及具体需要，定期对档案管理人员进行相关管理意识的培训，培训内容包括诸如管理工作内容方面的更新、管理工作中的注意事项以及禁忌、管理人员所应具备的专业素养和职业素养等等。还可组织管理人员观看相应的纪录片，增强其责任感和管理意识。

    3.4 不断对档案管理制度进行更新完善

    管理制度是进行档案管理的重要依据。各司法行政单位应该在国家《档案法》的指导下，针对本单位的具体情况，制定相应的管理制度，以此对单位内部人员的行为进行约束和规范。在新形势下，司法行政单位对内部档案管理制度进行更新和完善的主要依据是社会上不断出现的新情况、新问题以及本单位内部的具体情况。只有如此，档案管理制度才能和本单位的实际档案管理工作以及其他法务工作更紧密的结合，从而实现二者之间的相辅相成和相互促进。

    3.5 不断对司法行政档案管理的服务功能进行强化

    档案管理工作的最终目的是为司法行政单位的其他事务服务，档案管理工作的本质是为人民服务，因此要不断对司法行政档案管理的服务功能进行强化。具体来说，司法行政单位在进行档案管理时，要以“记录历史、服务现实、着眼未来”为理念，将服务放在第一位，并不断对服务方式进行创新，对服务功能进行完善。从宏观层面上为依法治国和经济建设服务，在微观层面上为人民群众的生活问题服务。

    4 结束语

    档案管理工作是司法行政单位日常工作的重要组成部分，也是其更好的为人民服务的基础。只有实现档案管理工作的规范化和科学化，司法行政单位的各项工作才能更加高效的展开。因此司法行政单位要不断加强对档案管理工作的重视，同时制定相应的策略来提升档案管理工作的成效。尤其是在信息技术对各个领域都产生重大影响的今天，档案管理工作也要与其相结合，促使管理人员以全新的视野对待档案管理工作，最终促进司法行政单位各项工作的有序开展。